秘書ブログ。

現役社長秘書の秘書ブログ。ささやかな日々を書き留めています。

秘書の仕事内容 ~秘書って何をしているの?~

皆様こんにちは。
秘書のにこりです。

皆様、秘書の仕事内容をご存知ですか?
秘書ってどんな仕事をしているのでしょうか。

これは、社長秘書をしている私自身、よく質問されます。

秘書は、会社の重要書類や秘密事項を取扱うこともあるため、
仕事内容はなかなか知られることがなく「秘密のヴェールに包まれている」
とも言われています。

ここでは、秘書がどのような仕事をしているのか、私の実体験をもとに
秘書の仕事内容をご紹介したいと思います。

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 秘書の仕事内容

社長秘書として業務を行っている、私の場合の仕事内容をご紹介します。

当たり前の事ですが、会社や上司が違えば仕事内容は違ってくるので、
「私の場合は」ということでご参考程度にご覧ください。

  • 社長のスケジュール管理
  • 出張手配(飛行機、新幹線、タクシーの予約)
  • 社長の車の管理(ガソリン&洗車、車検&点検&修理依頼等)
  • 社長の車の運転(5台全て外車)
  • 会食場所の手配
  • 病院・人間ドックの手配
  • 区役所手続き(引越しの申請、謄本や住民票、印鑑証明書の取得)
  • 買物(趣味のものから会社で使用するものまで)
  • 郵便物管理(社長宛ての郵便物は全て確認)
  • メール管理(社長あてのメールは全て確認)
  • 各種銀行手続き(月2~3程度で記帳、振込等)
  • お中元・お歳暮・年賀状・暑中見舞いの手配
  • 調べもの
  • 社長室清掃・片付け
  • お茶出し(社長とお客様用)
  • 社内行事の企画(歓送迎会、忘年会、新年会、社員旅行、研修等)
  • 書類作成(会議の議事録作成等)
  • 人事(採用)
  • 経費処理

上記はルーティンワークとして行っている事ですが、
改めてこうして書き出してみると、幅広い仕事内容です。

もちろん最初は大変でしたが、社長のペースに慣れてくると
仕事を楽しめるようになります。

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これって秘書の仕事なの?

私が秘書として社長の身の回りの事をしていると、
私の仕事を見ている役員や社員の方は、「それって、秘書がやることなの?」と
疑問を抱いているようです。

たとえば…

  • クリーニングを出す&取りに行く
  • 自宅の植物に水をあげに行く
  • 自宅の片付けをしに行く
  • 御両親の旅行のスケジュールを立てる
  • 御両親の送迎
  • 趣味の○○○の修理を出しに、高速で片道約2時間の場所まで行く
  • 撤去された自転車を保管所まで取りに行く
  • 映画の予約
  • 休みの日に社長からの電話をとる

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ざっと思い浮かべて出てきたのがこちらですが、
実際はもっといろいろな業務を突発的に依頼されています。

社長から依頼された仕事をしていると、「もっと役に立ちたい」
「もっと力になって社長のパフォーマンスを上げたい」
という思いが沸いてきます。

「尊敬できる上司」「性格が合う」「一緒に仕事をしていて楽しい」と
思わせてくれる社長がいるからこそ、秘書業務にも力が入るというわけです。

ということで、他人が「これって秘書の仕事なの?」と疑問に思っている事でも
社長をサポートする身である秘書にとっては大切な仕事なのです。

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 もちろん、会社や秘書によって考え方は異なりますので、
「私の場合は?」という程度にご参考にしてみてください。